18 september 2018

Privacy

Privacyverklaring van Administratiekantoor Extra Utrecht

Inleiding

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Deze gegevens hebben wij, op papier of digitaal, van u of uw partner dan wel van derden (uw accountant, bank, notaris, bewindvoerder etc.) ontvangen. Door middel van deze privacyverklaring, die is opgesteld op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Door ons verwerkte persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens wij van u verwerken hangt af van de precieze aard van onze dienst aan c.q. opdracht van u. De volgende gegevens worden daarbij verzameld, opgeslagen, verwerkt en bewaard, waarbij wij opmerken dat wij ons er voor inspannen niet meer gegevens te verzamelen etc. dan nodig is voor een zo goed als mogelijke en correcte dienstverlening:

• NAW-gegevens en afwijkende correspondentieadressen;
• Geboortedatum, –plaats en -land;
• Geslacht;
• Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van   contactpersonen;
• Kopie identiteitsbewijzen (met pasfoto);
• Alle financiële en uitsluitend die medische en overige gegevens, die voor het opstellen van fiscale aangiften en rapporten, belastingadviezen, uw nalatenschapsplanning e.d. nodig zijn;
• Huwelijkse staat, gegevens van uw partner en uw kinderen, huwelijkse-/partnerschapsvoorwaarden, (levens)testament(en) etc.; indien en voor zover nodig voor onze dienstverlening aan u.

Wij verzamelen géén gegevens over uw activiteiten op onze website, uw IP-adres,
internet, apparaattype etc. en plaatsen daarvoor ook géén zogenoemde browser ‘cookies’ op uw computer, smartphone etc.!

Doelen van en grondslagen voor de verwerking.

In een aantal gevallen verwerken wij eerdergenoemde persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke, ons opgelegde, verplichtingen. Het merendeel van uw (persoons)gegevens verzamelen en verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Slechts enkele gegevens worden door ons vastgelegd om praktische of doelmatigheidsredenen, waarbij wij er dan vanuit (mogen) gaan dat onze bekendheid met deze gegevens ook in uw belang is, zoals:

• Communicatie en informatievoorziening;
• Het op zo efficiënt en correct mogelijke wijze kunnen verlenen van onze diensten;
• De verbetering van onze diensten;
• Facturering en incasso.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken. Wij zullen u daar dan expliciet en vooraf uw toestemming voor vragen. Indien wij persoonsgegevens, die wij al voor een specifiek doeleinde van u mogen verwerken op basis van uw toestemming daarvoor, ook voor andere doeleinden willen verwerken, dan zullen wij u daarvoor opnieuw en vooraf om expliciete toestemming vragen. Wij zullen u dan verzoeken ons uw goedkeuring daarvoor te verlenen door ons dit schriftelijk dan wel per e-mail te bevestigen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken dan wel bewaren om onze rechten of eigendommen te beschermen en, zo nodig, te kunnen voldoen aan alle ons bij wet en/of door onze beroepsorganisatie(s) opgelegde verplichtingen ter zake onze dienstverlening.

Verstrekking van uw (persoons)gegevens aan derden.

In het kader van onze dienstverlening kunnen en moeten wij soms gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis beschikken, dan wel dat specifieke werkzaamheden uitsluitend door hen (bijvoorbeeld een notaris) kunnen worden verricht.

Deze derden kunnen zogenoemde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw specifieke opdracht aan ons uw persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden, die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, communicatie-platformbeheerder, hostingpartijen van online-software applicaties etc.

Wanneer het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens, deze ook zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, dan zullen wij met deze derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen die de AVG daaraan stelt, zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen op wie wij kunnen en mogen vertrouwen dat zij betrouwbare partijen zijn, die adequaat en professioneel met uw persoonsgegevens zullen omgaan en daarbij de door de AVG opgelegde regels kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden (bijvoorbeeld de belastingdienst) moeten verstrekken in verband met een wettelijke, ons daartoe opgelegde verplichting ter zake.

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens, zonder uw expliciete toestemming daartoe, aan derden verstrekken voor commerciële of niet-commerciële doeleinden.

Bewaartermijnen.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk of nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doeleinden te realiseren.

Bepaalde gegevens zullen echter langer door ons moeten worden bewaard (veelal 7 jaren), omdat wij ons ook dienen te houden aan wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht).

Beveiliging van (persoons)gegevens.

Wij hebben, voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd en rekeninghoudend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de bijbehorende kosten, passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor de bescherming van uw persoonsgegevens.

Tevens verplichten wij onze medewerkers en eventuele derden die (noodzakelijkerwijs) toegang hebben tot uw persoonsgegevens tot geheimhouding. Wij dragen er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij voldoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen die voortvloeien uit de AVG.

Uw rechten.

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Een en ander echter voor zover deze eventuele andere ons daartoe opgelegde bijzondere wettelijke verplichtingen, niet doorkruizen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers en heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of, wanneer u dat wenst, rechtstreeks aan een derde partij.

Incidenten met persoonsgegevens.

Als er sprake is van een incident (een zogenoemd ‘datalek’) betreffende (een deel van) uw persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen en uitsluitend indien er een concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan, daar onverwijld van op de hoogte . Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten.

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover contact met ons op te nemen. Mocht dit niet tot een voor u bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Verwerking binnen de EER.

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken en bewaren op een dataopslag gelegen binnen de Europese Economische Ruimte. Dit indien en voor zover wij niet anders met u zijn overeengekomen.

Wijzigingen en aanvullingen.

De meest recente versie van onze privacyverklaring bevat tevens ons actuele, van toepassing zijnde privacy beleid en kunt u altijd raadplegen via onze website. Dit geldt tevens voor de door ons gehanteerde en van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden. Op verzoek zullen wij u onze privacyverklaring per post toesturen of overhandigen.

Tot slot.

Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacy beleid. Mocht u hierover toch nog vragen of opmerkingen hebben, dan vernemen wij dat graag van u.

Voor al uw privacyaspecten is de heer de Groot het eerste aanspreekpunt binnen onze organisatie.

 

De directie.